PRIVACY POLICYプライバシーポリシー

個人情報保護方針

オークラ千葉ホテル（千葉県市町村職員共済組合）の情報セキュリティ・個人情報保護に関する基本方針

オークラ千葉ホテル（千葉県市町村職員共済組合。以下「当ホテル」）は、高度情報通信社会における情報セキュリティと個人情報保護の重要性に鑑み、ホテルオークラグループの情報セキュリティと個人情報保護に関する方針に基づき、当ホテルが保有する情報の適正な管理と保護に努めます。

1. 法令等の遵守

法令及び行政機関が定めた方針・ガイドライン等を遵守します。

2. 管理体制の確立

社内における管理体制を確立し、責任分担を明確にします。

3. 社内方針・規程・ガイドライン等の遵守

社内方針・社内規程・ガイドライン等を策定し、これを遵守します。

4. 安全対策の実施

安全対策を実施し、情報への不正アクセス、情報の紛失・破壊・改ざん及び漏洩等に対する予防措置を講じます。

5. 教育・啓蒙活動の実施

社員に対する教育・啓蒙活動を推進し、情報管理に対する知識習得と意識向上を目指すとともに、情報が適正に管理されるよう周知徹底を図ります。

6. 業務委託先との連携

情報管理に関する業務を他社に委託する場合には、十分な経験・能力を有する者を選定するとともに、契約にあたって守秘義務に関する事項等を規定し、情報が適正に管理されることを担保します。

7. 業務改善への取り組み

情報が適正に管理されているかを定期的にチェックし、継続的に業務改善への取組みを実施します。

8. 事故発生時の対策

万一、事故が発生した場合には、被害を最小限に留めるとともに、速やかに必要な情報を公開し、再発防止策を含む適切な対策を講じます。

9. 相談窓口の明確化

お客様からの問合せ、苦情や要望に対応するための相談窓口を定め、誠意をもって迅速に対応します。

10. 方針の公開

本方針を含む情報セキュリティおよび個人情報保護に関する方針をウェブサイトなどに掲載することにより、広く社会に公開します。

予約記録の取扱い

当ホテルは、予約記録を次のとおり取扱います。

1. 個人情報の管理

当ホテルは、お客様から提出されたお客様の個人情報を重要なものと認識し、その取扱いについては細心の注意を払い、コンピュータで厳重に管理します。

2. 共同利用

当ホテルは、お客様の予約記録を、ホテル・航空運送等、旅行に密接に関連のあるサービスの提供、商品やキャンペーンのご案内、及びこれらに付随する業務のために、以下の範囲で共同利用します。

1. (1) 共同利用されるデータ項目：お客様の氏名、電話番号、住所、Eメールアドレス、年齢、性別、勤務先の他、航空会社の会員資格及びマイレ ージ番号、宿泊ホテル名、宿泊日、プラン、料金、マイル数、到着時刻、ご要望、予約保証のためのクレジットカード番号。
2. (2) 利用者の範囲：当ホテル、株式会社オークラ ニッコー ホテルマネジメント（以下「ONHM」）、ONHMが運営するオークラ ホテルズ ＆ リゾーツ、ニッコー・ホテルズ・インターナショナル及びホテルJALシティのホテルチェーンのメンバーホテル、ONHMが提携しているパートナーグループホテル、株式会社ホテルオークラ、ホテルオークラグループ各社（注1） （注1）ホテルオークラグループ各社とは、株式会社ホテルオークラエンタープライズ、株式会社ホテルオークラスペースソリューションズ株式会社コンチネンタルフーズをいいます。
3. (3) 管理者：当ホテル

3. 旅行会社への予約記録の提供

旅行会社から、旅行会社に対してお客様が申し出られた予約番号をもとに照会があった場合、当ホテルから当該旅行会社に対して上記2.の情報が提供されます。

4. 第三者提供

当ホテルは、上記にご案内したものの他、お客様の同意がある場合、及び法令等に基づき要請された場合を除き、第三者に予約記録情報を提供又は開示しません。

5. ご予約確認

当ホテルは、ホテルで承った予約に関して、ご予約の成立にともない予約確認をお客様からご指定いただいたご住所・電話番号・FAX番号・Eメールアドレス宛に郵送・FAX・Eメール等にてお届け、又は口頭でお伝えします。また、ウェブサイト上での予約に関しては、ご予約確認のEメールをお客様からいただいたEメールアドレスに配信しますので、ご了承の上、ご予約ください。

6. 問い合わせ等

当ホテルは、お客様からの予約記録に関する問い合わせ・変更等を、下記にて受け付け、合理的な範囲内で速やかに対応します。 オークラ千葉ホテル
フロント　TEL：043-248-1111

7. その他の予約に関する問い合わせ等

当ホテル、オークラ ニッコー ホテルズ 予約センター以外でのお客様からの予約記録に関する問い合わせ・変更等につきましては、ご予約をされました各旅行代理店・施設等に直接お問い合わせください。

予約記録以外の個人情報の取扱い

当ホテルでは、予約記録の個人情報の他、お客様から直接いただいた個人情報や、旅行会社や当ホテルと契約を締結した企業からいただいた個人情報を、次のとおり取扱います。

1. 個人情報の管理

当ホテルは、個人情報を重要なものと認識し、その取扱いについては細心の注意を払い、コンピュータで厳重に管理します。

2. 個人情報の利用目的

ご提供いただいた個人情報は、以下の目的の達成に必要な範囲内において利用します。

1. (1) 当ホテル、株式会社オークラ ニッコー ホテルマネジメント（以下「ONHM」）、ONHMが運営するオークラ ホテルズ ＆ リゾーツ、ニッコー・ホテルズ・インターナショナル、及びホテルJALシティのホテルチェーンのメンバーボテル（以下「ONHMメンバーホテル」）において、過去のご利用情報をもとに、お客様のご希望に応じた適切なサービスを提供するため。
2. (2) 当ホテルの情報をご案内するため。
3. (3) 当ホテルの宿泊、ウエディング、宴会、レストラン、ヘルスクラブ、ホテル製品、文化事業等での新商品プラン・イベント・各種ご優待のご案内や情報をご案内するため。
4. (4) 当ホテル及びONHMメンバーホテル、ONHMが提携しているパートナーホテルグループ（以下「ONHM提携ホテル」）におけるサービス内容改善やマーケティングのためのアンケートなどの回答を分析するため。
5. (5) 当ホテル及びONHMのマーケティング活動を行うため。
6. (6) 上記以外でお客様の同意があった場合、その他、当ホテルがお客様へのご連絡が必要と判断したとき。

3. 個人情報の照会・変更・利用停止

当ホテルが保有する個人情報のうち、当ホテルで管理している個人情報の開示・訂正・利用の停止につきましては、お客様ご本人から直接下記窓口にご連絡いただければ、合理的な範囲で速やかに対応します。また、個人情報に関するお問合せ及び苦情のご相談に関しても、下記窓口にご連絡いただければ、適切に対応します。 オークラ千葉ホテル
営業企画　TEL：043-248-1302（年末年始・土・日・祝日を除く月～金 10：00～18：00）

4. 個人情報の提供・開示

個人情報は、以下のいずれかに該当する場合を除き、第三者に提供又は開示しません。

1. (1) ONHMメンバーホテル、ONHM提携ホテル、株式会社ホテルークラ、ホテルオークラグループ各社 （注1）で共同利用する場合。 （注1）ホテルオークラグループ各社とは、株式会社ホテルオークラエンタープライズ、株式会社ホテルオークラスペースソリューションズ株式会社コンチネンタルフーズをいいます。
2. (2) 業務委託先などに対し、当ホテルが委託した業務以外に個人情報を利用することがないよう、あらかじめ契約を結んだ上で委託する場合。
3. (3) お客様の事前の同意がある場合。
4. (4) 法令に基づき要請された場合。

5. リンク先における個人情報

当ホテルが運営するウェブサイト（以下「本サイト」）で紹介する他の会社のウェブサイトにて行われる個人情報の収集に関しては、当ホテルは一切の管理責任を負いません。

「One Harmony会員情報の取扱い」、「オークラ ニッコー ホテルズWeb会員情報の取扱い」に関しては、こちらをご参照ください。

「株式会社オークラ ニッコー ホテルマネジメントの個人情報保護方針」（ウェブサイト）
https://www.okura-nikko.com/ja/privacy-policy/

SSLについて

SSL（Secure Sockets Layer ）とは、インターネット上で情報を暗号化して送受信するためのプロトコル（通信規約）のことをいいます。インターネットでやり取りされる個人情報などの重要情報を、第三者による盗聴や改ざん、なりすましから守ることを目的としたセキュリティ機能であり、本サイトでは、個人情報の入力部分のご宿泊予約ページがSSLセキュアページとなっています（一部、非SSL通信を選択することが可能なページもあります）。

1. SSLの必要性

現在インターネットで使われているプロトコルは暗号化が全く規定されていないため、第三者がラインモニタやパソコンなどを回線に挿入するなどしてインターネットを行き来する情報を覗き見ることができます。インターネットはウェブサイトの相互接続によって成り立っているネットワークであり、接続先と自分との間に中継サイトがいくつも存在し、それが安全なサイトかどうかを把握することは困難です。そのため本サイトでは、特に個人情報などの重要情報をインターネットで送受信する場合に、SSLによるセキュア通信を利用することで第三者による盗聴を防いでいます。

2. SSLの仕組み

SSLでは、まずお客様が個人情報を送信する前に本サイトとお客さまとの間でセキュリティに関する電子的なやりとり（デジタル認証・デジタル署名）を行ない、相互認証をしたうえでデータを伝送します。その際の本サイトとお客様とのやりとりは乱数で撹乱され、お客様になりすましてデータを盗もうとする第三者への誤伝送は阻止されます。 さらに、SSLによって伝送される情報は公開鍵暗号 (RSA) と共通鍵暗号（秘密鍵暗号）という2種の暗号化方式を併用する方法で暗号化されます。この情報を解読するには電子的な「鍵」が必要です。仮に情報が第三者に傍受された場合でも、正しい鍵が無ければ暗号化された情報を復号することは不可能です。鍵の種類は有限ですが、すべての鍵を順に試していき正しい鍵にたどりつくにはパソコンなどを使って電算的に作業した場合でも非現実的といえる長い時間を要するため、第三者が情報を解読することは極めて困難であるといえます。

3. SSL対応ブラウザについて

SSLを使うために特別の設定をする必要はありません。Internet Explorer や Google Chromeなど、SSLに対応しているブラウザを使っていれば標準設定のままで必要なときには自動的にSSLが機能します。SSLに対応していないブラウザをご利用の場合は、 SSLセキュアページにアクセスできなかったり、情報の入力ができない場合があります。 ※会社などの社内LANにおいて、FireWallを通じてインターネットに接続している場合、FireWallの設定によってSSLによる通信を利用できないことがあります。

4. データの保護について

本サイトでは、お客様の個人情報を収集する際の安全対策として、各種個人情報入力ページにおいてSSL（Secure Sockets Layer）暗号化技術を用いております。これにより、インターネットを流れるデータを暗号化し、漏洩を防ぐことができます。 この文書はお客様への情報提供として掲載しています。特定のソフトウエア製品の使用・不使用を推奨、要請、あるいは強要するものではありません。

クッキーの使用について

本サイトでは、お客様の利便性の向上を目的として、お客様のコンピュータにクッキーと呼ばれる情報を送る場合があります。 お客様のブラウザの設定変更でクッキーの受取りを拒否したり、受け取った時に警告を表示させたりできます。本サイトのほとんどのサービスはブラウザがクッキーを受け付けなくても利用できますが、ご宿泊予約においては一部クッキーなしではご利用いただけなくなるサービスもありますことをあらかじめご了承下さい。

保有個人データ開示等の請求手続について

当ホテルは、保有個人データ開示等の請求について、以下のように対応します。

1. 保有個人データ開示等の請求ができる方

1. (1)　ご本人
2. (2)　ご本人が委任した代理人
3. (3)　未成年者又は成年被後見人等の法定代理人

2. 開示等の請求の対象となる保有個人データの
特定

開示等の請求にあたっては、対象となる保有個人データを特定くださいますようお願いします。なお、以下に該当する個人情報は開示の対象としておりませんのでご了承ください。

1. (1) 保有個人データに該当しないもの
   ・当ホテルが業務受託しているに過ぎず、そのデータについて当ホテルに開示等の権限がないもの。
   ・6か月以内に確実に消去される予定のもの。
2. (2) 個人情報保護法第28条の規定により開示等の対象としないもの
   ・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
   ・当ホテルの業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
   ・他の法令に違反することとなる場合。
3. (3) その他法令等に定めるもの

3. 開示等の対象範囲

開示等の対象範囲は、ご本人の住所、氏名、当ホテルの利用目的の他、保有個人データに含まれ、かつ当ホテルが収集し、現に保有しているものとします。

4. 請求書類及び手数料

1. (1) 保有個人データ開示等請求書
   →保有個人データ開示等請求書のダウンロード(PDF)
2. (2) 本人確認のための必要書類
   1. ア. ご本人によるご請求の場合
      1. （ア）下記の証明書いずれか1点のコピーをご提出ください。
         ※顔写真入りで氏名・生年月日・住所（現住所）が記載されているもの。
         住所に変更のある場合は住所変更手続をされた上で、「裏面」（変更の記述がされた部分）のコピーも添付してください。
         (ⅰ)運転免許証、(ⅱ)旅券（パスポート）、(ⅲ)個人番号カード（マイナンバーカード。顔写真入りの表面）、(ⅳ)顔写真入り住民基本台帳カード、(ⅴ)在留カード又は特別永住者証明書（住所欄は現住所を記入）
      2. （イ）上記の書類をお持ちでない方は、下記のいずれか2点をご提出ください。
         (ⅰ)各種健康保険被保険者証のコピー、(ⅱ)各種年金手帳のコピー、(ⅲ)戸籍謄本又は抄本、(ⅳ)住民票
         ※(ⅲ)・(ⅳ)は、発行日から3か月以内のもの。
   2. イ. 代理人によるご請求の場合

      代理人によるご請求の場合は下記の書類が必要となります。

      1. （ア）ご本人の本人確認書類（種類・点数はご本人による請求の場合と同じ）
      2. （イ）代理人の本人確認書類（種類・点数はご本人の本人確認書類と同じ）
      3. （ウ）委任状等
         1. (ⅰ) 代理人が本人の親権者の場合：代理人の戸籍謄本（発行日から3か月以内のもの）
         2. (ⅱ) 代理人が本人の後見人の場合：登記事項証明書
         3. (ⅲ) 任意の代理人である場合：委任状（実印が押印されたもの）及び委任状に押印された実印の印鑑登録証明書（発行日から3か月以内のもの）
         ※開示のご請求にあたりご提出いただく書類はお返しできませんのでご了承ください。
3. (3) 手数料
   1. ア. 開示請求の場合
      

      手数料：1保有個人データにつき300円（税込）
      お支払方法：手数料分の郵便定額小為替を申請書類にご同封ください。

   2. イ. 訂正請求又は利用停止請求の場合
      

      保有個人データを特定していただいた上で、訂正又は利用停止をご請求される場合の手数料は無料です。

5. 開示等のご請求に対する回答方法

ご本人の身分証明書に記載のご住所へ簡易書留により書面で回答します。法定代理人による開示等請求の場合は、ご請求時の法定代理人に対して回答します。
請求書類を当ホテルが受領してから回答までに2週間程度お時間をいただきます。ただし、開示等請求の内容によっては調査等により回答までにさらに時間を要する場合もありますので、あらかじめご了承ください。

6. 保有個人データの不開示について

次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨の理由を付記して書面で通知します。なお、不開示の場合も所定の手数料をいただきます。
・請求書に記載されている住所、本人確認書類に記載されている住所、当ホテルの保有個人データの住所が一致しない場合等、ご本人からのご請求であることが確認できない場合。
・代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合。
・ご提出書類に不備があった場合。
・開示等をご請求いただいた個人情報が「保有個人データ」に該当しない場合。
・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
・当ホテルの業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
・他の法令に違反することとなる場合。

7. 開示等のご請求にて当ホテルが取得した個人情報の利用目的

開示等のご請求に伴い当ホテルが取得した個人情報は、当該手続のための調査、ご本人及び代理人の本人確認、手数料の徴収及び開示等のご請求に対する回答のために利用します。ご提出いただいた本人確認書類は、開示等のご請求に対する回答が終了した後、遅滞なく適切な方法で破棄します。 ■個人情報お問い合わせ窓口
オークラ千葉ホテル　営業企画
〒260-0024 千葉県千葉市中央区中央港1丁目13番3号
TEL：043-248-1302（年末年始・土・日・祝日を除く月～金 10：00～18：00）

個人情報保護方針の改定

個人情報保護方針に重要な変更がある場合には、本サイト上で告知します。その他の変更については、最新の情報を本サイト上で随時ご確認ください。確認をされていなかったことに起因するトラブルに関しては、当ホテルは一切責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。 2017年6月13日　改定